Das Kündigungsgespräch: Selbst erfahrene Personalchefs fürchten diese Unterhaltung, denn wer überbringt schon gerne schlechte Botschaften? In manchen Momenten ist eine Kündigung allerdings unausweichlich. Haben Sie nicht mehr genügend Aufträge, um den Mitarbeiter zu beschäftigen? Ist das Verhalten oder die Arbeitsweise Ihres Angestellten trotz vorausgegangener Gespräche immer noch inakzeptabel? Wenn ja, dann sollten Sie folgende Punkte beachten, damit das Kündigungsgespräch so reibungslos wie möglich abläuft.
Vor dem Kündigungsgespräch – Die Vorbereitung des persönlichen Gesprächs
1. Argumente sammeln
Um eine fundierte Entscheidung bezüglich der Kündigung treffen zu können, ist es wichtig, alle Fakten wie beispielsweise Verspätungen, Unzuverlässigkeit oder mangelhafte Arbeit des Mitarbeiters zu notieren. Im Gespräch selbst können Sie im Zweifelsfall mit den Fakten Ihre Argumente stützen.
2. Die Einladung zum Gespräch
Die Einladung zum Kündigungsgespräch kann manchmal knifflig sein. Eine Option ist es, dem Mitarbeiter 1-2 Tage vor dem geplanten Gespräch eine persönliche Nachricht zukommen zu lassen oder ihn per Telefon zu informieren, dass ein wichtiges Personalgespräch ansteht. Eine alternative Option ist die spontane Einladung. Solch eine Einladung löst zwar bei Ihrem Angestellten einen Schockmoment aus, allerdings ersparen Sie ihm auf diese Art schlaflose Nächte vor dem Gespräch. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass er sich nicht spontan krankmelden kann.
3. Einen geeigneten Ort finden
Ein Kündigungsgespräch sollte immer in einem separaten Raum stattfinden, damit nicht jeder Ihrer Angestellten das Gespräch mitverfolgen kann. Der Flur oder das Lager sind keine geeigneten Räume. Abgesehen davon, sollten Sie darauf achten, dass keine ungenutzten Gegenstände auf dem Tisch stehen. Manche Menschen neigen in solchen Situationen zu Aggressionen und könnten anfangen, Dinge durch den Raum zu werfen.
Während des Gesprächs
Ein Kündigungsgespräch sollten Sie nie während der Arbeitszeit führen, sondern vor oder nach der Arbeit. Planen Sie außerdem mindestens eine Stunde ein. Empfehlenswert ist es auch, dass Gespräch unter vier Augen zu führen. In manchen Momenten macht es allerdings auch Sinn, wenn der Unterhaltung zusätzlich der Teamleiter oder Jemand aus der Personalabteilung beiwohnt.
Beginnen Sie das Gespräch mit der klaren Aussage über die Kündigung. Es ist wichtig, dass Sie in den ersten 90 Sekunden der Unterhaltung das Wort „Kündigung“ eindeutig in den Mund nehmen. Reden Sie nicht nur von „neuen Perspektiven“, denn das kann bei Ihrem Gesprächspartner schnell einen falschen Eindruck hervorrufen. Vermeiden Sie während des gesamten Gesprächs, Ihrem Gegenüber unnötige Hoffnungen zu machen.
Falls der Gekündigte daraufhin mit starken Emotionen kämpft, bleiben Sie sachlich, aber geben Sie ihm Raum für seine Gefühle. Grundsätzlich kann man in solch einer Situation vier verschiedenen Typen unterscheiden:
a) Aufbrausend / aggressiv
Jemand, der im Alltag als ruhig bekannt war, kann plötzlich sehr laut werden. Egal was Ihr ehemaliger Mitarbeiter Ihnen an den Kopf wirft, lassen Sie sich nie auf den Kampf ein. Möglicherweise werden Sie etwas sagen, dass Sie bereuen könnten oder Sie gar rechtlich angreifbar macht.
b) Traurig / weinend
Selbst gestandene Männer können bei einer Kündigung in Tränen ausbrechen. Nicht selten steckt hinter der Reaktion noch ein privates Problem. Halten Sie für den Fall der Fälle unbedingt Taschentücher bereit.
c) Konstruktiv / verhandelnd
Manche Menschen neigen bei einer Kündigung dazu, in den Automatikmodus zu schalten. Sie sind komplett gefasst und wollen sofort alle relevanten Fakten klären, wie beispielsweise die Abfindung oder ob sie bis zum Inkrafttreten der Kündigung von der Arbeit freigestellt sind. Wichtig ist, dass Sie alle Antworten auf solche potenziellen Fragen parat haben.
d) Stumm / ohne Reaktion
Teilweise stehen Menschen nach solchen Botschaften so unter Schock, dass sie erstmal gar keine Reaktion zeigen. Geben Sie ihm in einem solchen Fall Zeit zum Schweigen. Es ist zwar für viele Menschen unangenehm, längere Zeit schweigend in einem Raum zu sitzen, aber für Ihr Gegenüber ist das wichtig. Nach einer längeren Schweigephase sollten Sie nachfragen, ob die Informationen angekommen sind und ob noch Fragen bestehen.
Vor Beendigung des Gesprächs sollten Sie sich noch darüber einigen, was bis zum nächsten Gespräch erledigt werden soll, wie beispielsweise das Verfassen des Arbeitszeugnisses. Oft finden 2-3 Termine statt; eh alles geklärt ist. Wie viele Termine notwendig sind, hängt dabei oft von dem Typ Mensch Ihres ehemaligen Mitarbeiters ab.
Nach dem Gespräch
Grundsätzlich sollten Sie nach dem Gespräch ein Protokoll anfertigen und nochmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Erledigen Sie die besprochenen Aufgaben am besten zeitnah.
Kurze Zeit nach dem Gespräch sollten Sie die Kündigung mit dem Rest des Teams besprechen, um Spekulationen und Unruhe im Team vorzubeugen. Stellen Sie klar, dass das Wohl des Teams über die Eigenheiten des Einzelnen geht. Reden Sie dabei nicht schlecht über Ihren Ex-Mitarbeiter, denn sowas kann schnell falsch aufgefasst werden.
