Kunde zahlt Handwerkerrechnung nicht: Das können Sie tun!

Zahlungsausfälle können gerade kleine Betriebe in arge Bedrängnis führen. Wer ohnehin knapp kalkulieren muss und mit dem Gewinn eines Auftrage bereits für die Materialbeschaffung des nächsten rechnet, stößt schnell an seine finanziellen Grenzen, wenn plötzlich ein Kunde nicht zahlt – oder noch schlimmer, wenn Zahlungen von Kunden vermehrt ausbleiben. In solchen Fällen ist es wichtig, zügig zu handeln, um die Lücke möglichst schnell schließen zu können. Zögern Sie nicht, berechtigte Forderungen gegenüber den Kunden auch deutlich zu machen – notfalls mehrfach und mit Nachdruck.

Die Gründe für Zahlungsversäumnisse sind je nach Verbraucher sehr unterschiedlich: Manche vergessen schlicht, die Zahlung anzuweisen, oder verlegen die Rechnung; andere zahlen nicht, weil sie mit der erbrachten Leistung unzufrieden sind oder den Auftrag als noch nicht abgeschlossen betrachten; und wieder andere können es sich gerade einfach nicht leisten, die Rechnung zu bezahlen. Für alle diese Fälle gibt es Gegenmaßnahmen, mit denen Sie vorbeugend und nachträglich die Chancen erhöhen, dass Sie Ihr wohl verdientes Geld auch tatsächlich vom Schuldner erhalten. Diese Möglichkeiten haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Fall #1: Wenn Kunden die Zahlung vergessen

Auch den Organisiertesten unter uns passieren Fehler: Eine Rechnung wird beim Aufräumen aus Versehen weggeworfen, der Brief rutscht ungeöffnet hinter den Schreibtisch oder der Plan, in der Mittagspause schnell zur Bank zu gehen und die Überweisung fertigzumachen, geht im hektischen Alltag unter. So entstehen schnell überfällige Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen. Um solchen Fehlern vorzubeugen, gilt für Sie als Rechnungssteller: Machen Sie es Ihren Kunden möglichst leicht Rechnungen zu bezahlen!

• Stellen Sie die Rechnung zügig nach Abschluss des Auftrags. Der Klient erinnert sich noch gut an die geleistete Arbeit und hat die Zahlungsfrist entsprechend im Gedächtnis. Hier haben Sie große Chancen, Ihr Geld bezahlt zu bekommen ohne Aufschlag von Verzugszinsen oder eines gerichtlichen Mahnverfahrens. 
• Stellen Sie die Rechnung auf mehreren Wegen zu, zum Beispiel per Post und gleichzeitig via E-Mail. Auf diese Weise erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass das Schreiben beim Verbraucher eingeht und auch wahrgenommen wird. Dieses Vorgehen benötigt ein bisschen mehr Aufwand, sorgt aber auch dafür, dass Sie wahrscheinlicher vom Schuldner rechtzeitig Ihr Geld bezahlt bekommen. 
• Machen Sie es wie ein Versandhändler und erinnern Sie nach einem für Sie angemessen Zeitraum höflich an eine ausstehende Zahlung und das Zahlungsziel, – ob per Post, an eine bekannte E-Mail-Adresse oder durch einen netten Telefonanruf. Eine solche Zahlungserinnerung über eine ausstehende Rechnung ist schneller erfolgt als ein gerichtliches Mahnverfahren mit Berechnungen von Verzugszinsen und Mahnbescheiden. Stellt sich bei der Zahlungserinnerung heraus, dass der Schuldner die Rechnung verlegt hat, schicken Sie sie umgehend noch einmal im Original raus, damit er das Geld sofort überweisen kann.
• Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an und ermöglichen Sie dem Verbraucher so, die offene Rechnung, auf die für ihn am praktischsten Art und Weise zu begleichen. Manche zahlen vielleicht gern direkt im Anschluss an die Leistungsabnahme per EC- oder Kreditkarte – für diesen Fall sollten Sie die endgültige Rechnung und ein Kartenlesegerät mit sich führen. Neben der klassischen Überweisung nutzen immer mehr Menschen Online-Bezahldienste wie PayPal. Tipp: Möglicherweise bietet sich dies für Ihr Unternehmen also auch an.

Fall #2: Wenn ein unzufriedener Kunde die Rechnung nicht zahlen will

Ist Vergesslichkeit nicht der Grund für den Verzug die fällige Rechnung zu tilgen, dann womöglich Unzufriedenheit. Viele Kunden trauen sich nicht, vermeintliche oder tatsächliche Mängel anzusprechen, und behalten vorerst das Geld oder einen gewissen Betrag ein, um in Ruhe zu überlegen, wie Sie weiter vorgehen. In diesem Fall ist es wichtig, mit dem Kunden in einen gegenseitigen Dialog zu treten und zu klären, ob tatsächliche eine vereinbarte Leistung nicht oder falsch erbracht wurde und Sie gegebenenfalls nachbessern müssen. Fragen Sie nach dem genauen Grund für die Unzufriedenheit des Schuldners und versuchen Sie, so schnell wie möglich eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Hierbei geht es nicht nur um den aktuell offenen Rechnungsbetrag: Fühlt sich der Kunde mit seinen Sorgen ernst genommen und ist er mit der Klärung des Problems zufrieden, haben Sie wahrscheinlich trotz anfänglicher Schwierigkeiten einen zufriedenen Kunden gewonnen, der auch in Zukunft auf Ihre Dienste zurückgreift und Sie für weitere Arbeiten beauftragt.

Damit es erst gar nicht zu Missverständnissen und Beschwerden kommt, sollten Sie von Anfang an auf Transparenz und eine offene Kommunikation setzen:

• Erstellen Sie bereits das Angebot möglichst übersichtlich und detailliert, sodass der Kunde von Anfang an weiß, welche Dienstleistungen er in welchem Rahmen erwarten kann und bezahlen muss.
• Dass Sie das im Angebot Versprochene dann auch liefern und sich an den vereinbarten Zeitrahmen halten sollten, ist selbstverständlich – Nur, wenn Sie auch eine angemessene Leistung erbringen, können Sie eine ebensolche Zahlungsmoral vom Kunden erwarten.
• Bleiben Sie während des Auftrags im ständigen Dialog mit dem Kunden. So können eventuelle Streitpunkte sofort geklärt und Mängelanzeigen rechtzeitig vorgebeugt werden. 
• Lassen Sie sich gegebenenfalls die Erfüllung einzelner Arbeitsschritte Ihres Unternehmens schriftlich vom Kunden bestätigen, etwa in Form eines täglichen Protokolls oder nach bestimmten Leistungsphasen.

Fall #3: Wenn Kunden grundsätzlich nicht zahlen wollen oder können

Viele Unternehmer geraten früher oder später an Kunden, die auch nach einem einwandfrei erfüllten Auftrag eine Zahlung verweigern – ob aus Zahlungsunfähigkeit oder weil sie sich durch eine systematische Verzögerung Vorteile erhoffen. 

• Ihr Kunde kann aktuell nicht zahlen? Kommen Sie ihm entgegen und vereinbaren Sie eine Ratenzahlung oder Teilzahlung, um zumindest langfristig die Begleichung der Forderung sicherzustellen und einen kompletten Forderungsausfall zu vermeiden. Setzen Sie hier unbedingt Zahlungsfristen, kommunizieren Sie diese offen und bleiben Sie am Ball – sollte der Kunde erneut die kleineren Beträge auch nicht begleichen und in Zahlungsrückstand geraten, haken Sie unverzüglich nach und erinnern an die Vereinbarung. Im schlimmsten Fall muss auch hier ein Inkasso-Unternehmen tätig werden und die Rechnung einfordern. 
• Wenn gar nichts mehr hilft, sollten Sie sich nicht scheuen, auf ein professionelles Forderungsmanagement zurückzugreifen. Von der freundlichen Zahlungserinnerung über die unmissverständliche Mahnung bis zur Übergabe des Falls an ein seriöses Inkasso-Unternehmen – Diese Schritte sind so manchem Betriebsinhaber unangenehm, aber in einigen Fällen des Verzugs ist ein Mahnverfahren leider unumgänglich. Wenn Sie eine Leistung erbracht haben, haben Sie ein Recht auf Ihr Geld – und dieses Recht sollten Sie mit allen Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln einfordern.